Informativa Privacy

1. Oggetto dell'informativa

La presente informativa descrive come Gianus tratta i dati personali degli utenti, dei clienti, dei referenti aziendali e degli altri soggetti che interagiscono con i servizi Gianus, compresi i dati ricevuti o inviati tramite WhatsApp Business Platform, WhatsApp Cloud API, webhook e altri strumenti messi a disposizione da Meta Platforms.

2. Dati trattati

In relazione all'utilizzo dei servizi e delle comunicazioni WhatsApp possiamo trattare:

• numero di telefono e, quando disponibile, nome o nome profilo;
• identificativi tecnici associati ai messaggi e alle conversazioni;
• contenuto dei messaggi inviati a Gianus o inviati da Gianus, incluse eventuali immagini, documenti o altri allegati condivisi volontariamente dall'utente;
• data e ora delle comunicazioni, stato di invio, consegna o lettura quando reso disponibile dalla piattaforma;
• dati relativi al rapporto con Gianus, quali azienda di appartenenza, richieste di assistenza, ordini, consegne, dotazioni, richieste di acquisto e altre informazioni operative necessarie a fornire il servizio;
• log tecnici e informazioni di sicurezza strettamente necessarie al funzionamento, alla prevenzione di abusi e alla diagnosi di errori.

Gianus non utilizza le API WhatsApp per raccogliere categorie particolari di dati personali salvo quando ciò sia strettamente necessario alla richiesta dell'utente e consentito dalla legge. Si invita comunque a non trasmettere tramite WhatsApp informazioni sensibili non necessarie.

3. Finalità del trattamento

I dati possono essere utilizzati per:

• gestire richieste di informazioni, assistenza e contatto;
• inviare comunicazioni operative e transazionali relative a account, ordini, richieste di acquisto, dotazioni, preparazione e consegna dei colli, documenti e servizi Gianus;
• consentire l'interazione tra l'utente e le funzioni della piattaforma Gianus;
• gestire conferme, notifiche, aggiornamenti di stato e comunicazioni di servizio;
• garantire sicurezza, prevenzione delle frodi, continuità e corretto funzionamento dei sistemi;
• adempiere a obblighi di legge, richieste delle autorità o esigenze di tutela dei diritti del Titolare;
• inviare comunicazioni promozionali esclusivamente quando esista una valida base giuridica e, ove richiesto, previo consenso dell'interessato.

4. Base giuridica

Il trattamento avviene, a seconda dei casi, perché necessario all'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato, per adempiere obblighi di legge, sulla base del legittimo interesse del Titolare a garantire assistenza, sicurezza e corretta gestione dei propri servizi, oppure sulla base del consenso quando questo è richiesto, in particolare per determinate attività promozionali.

5. Utilizzo di WhatsApp Business Platform e Meta

Gianus utilizza servizi appartenenti all'ecosistema Meta, tra cui WhatsApp Business Platform e relative API, per inviare e ricevere comunicazioni. Nell'ambito di tali servizi alcuni dati vengono trasmessi e trattati anche da Meta Platforms e/o dalle società del relativo gruppo secondo i termini, le condizioni e le informative applicabili ai servizi Meta e WhatsApp.

Gianus tratta i dati ricevuti attraverso tali strumenti esclusivamente per le finalità dichiarate nella presente informativa e nel rispetto della normativa applicabile.

6. Destinatari e fornitori

I dati possono essere resi accessibili, nei limiti strettamente necessari, a personale autorizzato e a fornitori tecnologici utilizzati per hosting, infrastruttura, gestione delle comunicazioni, sicurezza, assistenza, sistemi gestionali e servizi cloud. Possono inoltre essere comunicati a consulenti o autorità quando ciò sia necessario per obbligo di legge o per la tutela di un diritto.

I soggetti esterni vengono coinvolti secondo il ruolo privacy loro applicabile e con adeguate garanzie contrattuali e organizzative.

7. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici, inclusi soggetti appartenenti a gruppi internazionali, possono trattare dati anche in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trattamento avviene sulla base dei meccanismi di trasferimento e delle garanzie previste dalla normativa applicabile, ove necessarie.

8. Conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. Le conversazioni e i dati operativi possono essere conservati, di norma, fino a 24 mesi dall'ultima interazione, salvo che siano collegati a rapporti contrattuali, ordini, obblighi amministrativi o esigenze di tutela che richiedano una conservazione più lunga.

I log tecnici vengono conservati per periodi proporzionati alle esigenze di sicurezza e funzionamento dei sistemi. I dati soggetti a obblighi civilistici, fiscali o contabili vengono conservati per i termini previsti dalla legge. I dati utilizzati per finalità promozionali vengono trattati fino alla revoca del consenso o all'esercizio del diritto di opposizione, fatti salvi eventuali obblighi di conservazione.

9. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari a rispondere a una richiesta o a fornire un servizio è facoltativo, ma la mancata comunicazione delle informazioni indispensabili può rendere impossibile gestire correttamente la richiesta o erogare il servizio.

10. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), l'interessato può chiedere al Titolare l'accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati e può opporsi al trattamento. Quando il trattamento è basato sul consenso, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

È inoltre possibile proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.

11. Richiesta di cancellazione dei dati

Qualunque utente può chiedere la cancellazione dei dati personali associati alle proprie interazioni con Gianus, compresi i dati ricevuti tramite servizi e API Meta, inviando una richiesta a info@gianus.com con oggetto “Richiesta cancellazione dati WhatsApp”.

Nella richiesta è sufficiente indicare il numero di telefono interessato e le informazioni strettamente necessarie a consentirci di verificare l'identità del richiedente. Gianus procederà alla cancellazione o anonimizzazione dei dati per i quali non sussista un obbligo legale, contrattuale o un'altra valida ragione di conservazione e darà riscontro nei termini previsti dalla normativa applicabile.

12. Sicurezza

Gianus adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione, tenendo conto della natura dei dati trattati, delle finalità e dei rischi connessi al trattamento.

13. Modifiche all'informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione pubblicata su questa pagina è quella applicabile al momento della consultazione.

Ultimo aggiornamento: 9 settembre 2026